La preservación digital sostenible - PPREDIS como herramienta para garantizar la protección y accesibilidad del patrimonio cultural documental

Abstract

[EN] Once the health emergency took place, the use of technological tools accelerated, producing an exponential growth of digital documents, which were created without taking into account storage criteria, leaving aside the security of the information in its authenticity, veracity, integrity and reliability. Consequently, technological tools became a necessity to communicate in each of the areas of human life, increasing the use of energy and the Internet, all of this against adequate sustainability. Faced with this reality, this proposal seeks to maintain or reduce the energy footprint generated by the use of technology applied to long-term preservation, and thus contribute to a green internet, reducing energy pollution without neglecting document management, such as tool for compliance with the rules of transparency and access to information. Through a qualitative approach of a comparative descriptive type, under the documentary research method, it is sought that its scope of application are content analysis techniques and finally, use an analysis matrix as an instrument for the scope of the proposed results through the analysis of sustainable digital preservation from Colombian regulations and legislation and thus compare good practices in order to apply in the proposal the requirements of Colombian legislation and regulations towards sustainable digital preservation.

[ES] La preservación digital sostenible se ha convertido en un componente esencial para la gestión a largo plazo de los documentos electrónicos, debido a la rápida evolución tecnológica y la creciente dependencia de formatos digitales. Este artículo presenta la Propuesta para la Preservación Digital Sostenible (PPREDIS), un marco integral diseñado para asegurar la integridad, accesibilidad y longevidad de los documentos electrónicos dentro del contexto normativo colombiano. El estudio identifica y analiza las categorías clave de preservación digital, alineadas con las normativas internacionales (ISO, ISO/NTC, GTC-ISO-TR) y su aplicación en la legislación nacional, incluyendo los Decretos 2609 de 2006, 1078 de 2015 y 1080 de 2015. La propuesta destaca la necesidad de una armonización entre legislación y normatividad para establecer procesos sistemáticos que abarquen desde la creación y gestión hasta la disposición final de los documentos electrónicos. Se discuten cinco estrategias fundamentales en la PPREDIS: (1) Planeación de acciones de preservación digital, (2) Producción y recepción de documentos, (3) Gestión de documentos electrónicos, (4) Cierre y archivo, y (5) Disposición final. Cada estrategia aborda aspectos críticos, como la integración de metadatos, la gestión del riesgo, y la adaptación a la obsolescencia tecnológica, apoyada en el modelo NTC-ISO 14721 - 2018. El artículo concluye que la implementación efectiva de la PPREDIS permitirá una mejora continua en la gestión de documentos electrónicos, garantizando la preservación digital sostenible y la adaptación a los cambios tecnológicos y normativos. La propuesta ofrece un marco robusto para la integración de prácticas archivísticas y tecnológicas, esencial para la preservación de la integridad y accesibilidad de los documentos en el largo plazo.